整理することで書きやすくなる
「調子良く書けているな」と実感できるときには、いくつか共通点がある。
- 前日よく眠れた
- 書くための材料が揃っている
- 話しかけられない
- まわりがキレイに片付いている
余計な情報や考えが入り込む余地を与えない環境づくりが重要ということだ。私が神経質なだけかもしれない。しかし、聴覚と視覚から受ける不快感は、思っている以上に集中力を奪う。
「あれどうだっけ？」と思ったら負けだ。顧客からの電話、職場内での会話を止める術は、無視するか、イヤホンでもつけて「話しかけないでください」オーラを出すしかない。組織で働いている以上、現実的ではない。
そうなると、すぐにできる対策は、机やデスクトップを整理して、視覚にやさしい環境をつくるしかないだろう。
机とデスクトップに余計なものを置かない
机の上には、キーボード、マウス、スマートフォン以外置かない。スマートフォンも視界から外したいところだが、顧客からの電話が入っていることがあるため、仕方がない。
手帳やカレンダーも置かない。今後の予定が気になったり、締切までの残り時間を逆算したりしてしまうからだ。先のことを考えても、書くボリュームが減らない。段取り良く進めるには、時間管理が重要だが、気持ちが萎える要素は極力少なくした方がいい。
取材や打ち合わせの事前準備は、別途時間を確保する。同じテーマを取り扱うならまだしも、「書く」と「準備する」は、頭の使い方が違うような気がするからだ。
デスクトップには、以下のショートカットアイコンしか置かない。
- Google chrome
- テキストエディター
- ドキュメントフォルダ
編集中のデータを一時保存する場合でも、ドキュメントフォルダに格納する。ルールを緩めたら、際限なくアイコンで埋まってしまう。気が散るだけでなく、データを割かずという余計な作業が生まれる。
無駄な時間が発生するだけでなく、見つからないイライラ（ストレス）も書く手を止める原因になる。データ名のマイルールをあらかじめ作って、すぐに検索できるようにしたいところだ。
手元に置いておくもの
書くための材料が、パソコンにすべて入っているわけではない。記録したノート、顧客から提供してもらった資料、スマートフォンで撮った写真などがそうだ。これらは、座っている場所からすぐに取れるところに置いておきたい。
心がけているのは、以下の3点だ。
- 置く場所を決めておく
- ノートのナンバリング
- 資料のファイリング
思い出す時間を省けば、焦る気持ちも生まれにくい。
環境整備は、日頃の積み重ねだ。私は、始業前や取材や商談が終わったとき、もしくは締切が一区切りついたときに整理するようにしている。タスクが立て込んでいるときは、頭のなかも混乱し、書くスピードが遅くなる。
片づける時間が情報やタスクを整理する時間になっているとも言えるだろう。